▲ 目前很多公司的采购现状是一个正三角：采购的大多精力花在订单层面，例如下单 ➙ 跟单 ➙追料 ➙ 验货 ➙ 收货 ➙ 付款等，整天处于救火状态，结果是挤占了供应商管理层面的时间，导致供应商方面重要但不紧急的事没法及时完成，或者根本就没时间去做。这些重要但不紧急的事，例如供应商选择与考核，如果处理不当，日后到了订单层面，就成了一件件重要而且紧急的事，进一步蚕食供应商管理层面的时间，形成恶性循环，结果是整个采购组织深陷日常运作的泥淖。

▼ 而良性循环则从倒三角开始。供应商管理方面，例如供应商评估、选择和考核，一旦理顺了、做到位，订单层的麻烦就少很多，这样就有更多的时间和精力来处理供应商层面的事，公司的采购管理就走上良性循环的道路。

01/借助信息技术，自动化订单操作的很多任务，把资源解放出来，用于供应商管理

采购借助时下最专业的采购软件 —— 百卓优采，就使得订单操作的很多任务，例如请购、下单、核算、付款，都可以自动化，让信息系统来做。请购单电子化，采购人员接到请购要求后，就不需要手工输入，省时省力，而且大大降低了出错概率。请购单外，订单生成、传送、确认等也完全可以自动化。供应商交货后，入库单也可输入采购系统。这样，请购单、订单、入库单都在同一系统，三单合一，供应商付款就可自动化。百卓优采将采购从需求请购到供应商付款都自动化了，采购的资源就可用来做更高价值的事，比如供应商层面的战略和绩效管理。

02/把采购与物流、仓储分离，把供应商管理与订单操作分离，划定专门的资源从事供应商管理

百卓优采的两层分离先是把采购与物流、仓储分离，然后是把供应商管理与订单处理分开，即设立两种不同的职位：在管理层面设立供应商经理等职位，专门负责供应商的分组和考核；在操作层设立采购员、质检员等职位，专门从事订单层面的日程工作。并且，百卓优采还能提供及时的供应商考核信息，以便供应商经理能够监控供应商的表现，及时采取系统的纠偏措施。百卓优采的这种分离在资源上确保有专门力量来管理供应商，受到很多公司的青睐，这也是目前北美地区采购管理的一种主要方式。
 

03/签订长期、框架性协议，避免"一单一议、一单一操作"的低水平重复劳动

国家有招投标法，要求国企达到一定金额的采购项目一定要公开招投标。"一单一议，一单一操作"，机械重复的工作量很大。而且几年后回头一看，尽管招投标时每一单都最优化了，供应商层面的问题却来了：

① 采购开支非常分散，本来某个采购项有3个供应商就足够的，结果有N个供应商在供货。这意味着采购得去管理N个供应商，管理资源摊得太薄，哪个也管不好。采购额太分散，公司对哪个供应商来说都不是主要客户，一有大范围的短缺，哪个供应商也不把你当回事。

② 年度降本很难谈：你就采购那么一点，还要我年复一年地降价？质量问题也是，引不起供应商足够的重视，摁下葫芦起了瓢。这些都成了供应商后续管理的灾难，成了公司资源消耗的无底洞。这问题不光是国企有，频繁招标、价格压倒一切的公司都在犯这个错误，不管是本土企业，还是全球企业。

通过百卓优采可以与优选供应商签订框架协议，确定价格或定价机制，以及未来一段时间的年度降价，可以较好解决这个问题。

百卓优采采购管理系统的目标就是帮助企业的采购人员从到处救火转向运筹帷幄，通过信息化手段和技术智能计算和快捷筛选，利用客观数据帮采购人员快速发现、评估和选择供应商，根据供应商的不同情况进行有针对性的管理，进而降低问题发生的概率，提升供应商的管理效率。